Электронные таблицы — отличный способ для специалистов по сбору данных организовывать, отображать и анализировать информацию, но для «остальных из нас» они иногда могут быть немного затруднительными. Сводные таблицы являются исключительно мощным инструментом в электронных таблицах для представления данных, но они могут быть очень запутанными для начинающих пользователей, особенно если учесть, что интерфейсы для создания таблиц в значительной степени предполагают, что вы уже знаете все, что нужно знать о них. Если, как и я, это не так для вас, то, надеюсь, вы найдете эту статью информативной и полезной. Я представлю базовое руководство по созданию, редактированию и обновлению сводных таблиц в Google Sheets.
Во-первых, давайте поговорим о том, что такое сводная таблица. Сводная таблица суммирует данные из другой таблицы, выполняя какие-то манипуляции с исходными данными (например, суммирование, подсчет или усреднение), а затем группирует обобщенные данные полезным способом. Это определение, вероятно, не очень помогло, если вы еще не знаете, как все это работает. Я написал это, и я все еще запутался. Вместо того чтобы пытаться определить его, давайте создадим таблицу данных, а затем на ее основе создадим сводную таблицу, чтобы мы могли более четко понять, как работает эта концепция.
Допустим, у нас есть офис по недвижимости, и в прошлом году мы продали несколько домов в нескольких разных кварталах. Поэтому мы хотели бы составить таблицу того, сколько денег продал каждый дом. Вот наша таблица (очевидно, просто короткая версия, поскольку в реальной таблице будет гораздо больше данных, но давайте будем проще):
Мы хотели бы взять эту информацию и выяснить, какие районы имеют самые высокие средние цены продажи. Мы могли бы сделать это вручную, и для этого небольшого столика было бы легко, но представьте, если бы у нас были сотни продаж, на которые можно было бы посмотреть. Так как же нам легко превратить эту информацию о продажах в полезную сводную таблицу, которая покажет нам среднюю цену продажи по районам?
Создание сводных таблиц в Google Sheets
- Выделите все данные (включая заголовки), выбрав угловую ячейку или нажав Ctrl + A.
- Выберите Данные, а затем Сводные таблицы из меню.
- Google Sheets создаст новый лист с пустой сеткой.
- Выберите строки, столбцы, значения и фильтры для использования в правом меню. Обратите внимание, что Sheets предлагает готовый стол для нас; на самом деле, это именно то, что мы хотим! Выберите «Средняя цена продажи для каждого района».
И вот оно!
В Google Sheets теперь будут отображаться соответствующие данные в сводной таблице. Вы можете выбрать любой тип набора данных, который вам нравится, и создать результаты в виде итоговых данных. Вы можете сравнить экземпляры, значения, сколько раз появляется значение, суммы и многое другое, выбрав тип отчета на правой панели. Просто щелкните внутри сводной таблицы, чтобы открыть панель отчетов, и поиграйте с ее значениями, и вы увидите все различные способы настройки таблиц. Мы можем легко сделать так, чтобы эта таблица показывала нам минимальную или максимальную цену продажи в районе, или сколько домов было продано на район, или любой из ряда других способов визуализации данных.
Что если мы хотим изменить нашу сводную таблицу?
Редактировать сводные таблицы в Документах Google
Вы можете редактировать сводную таблицу так же, как и любую другую электронную таблицу. Вам просто нужно отредактировать данные, используемые в определенном поле, чтобы они были отражены в таблице.
- Откройте Google Sheet с данными, которые используются в сводной таблице.
- Отредактируйте данные, которые нужно изменить, как требуется.
- Сводная таблица будет автоматически обновляться.
Важно не изменять данные в самой сводной таблице, так как это повредит таблицу, и тогда вам придется начинать весь процесс заново. Вам нужно только изменить данные на листе, используемом таблицей. Стол заботится о себе.
Обновить сводную таблицу в Google Sheets
Обычно вам не нужно вручную обновлять сводную таблицу в Google Sheets. Когда вы обновляете данные, извлекаемые таблицей, сводная таблица должна динамически обновляться. Для обновления таблицы не требуется никаких действий пользователя.
Могут быть случаи, когда это не происходит правильно, и обычно это происходит из-за того, что на столе работает фильтр.
- Откройте Google Sheet с помощью сводной таблицы.
- Выберите заголовок столбца, чтобы меню редактора отчетов отображалось справа.
- Проверьте поле фильтра для каждого столбца, чтобы убедиться, что их нет. Вы должны увидеть «Добавить поле» под заголовком «Фильтр», если фильтры не запущены.
Если есть фильтры, выберите маленький серый «X» в правой части окна, чтобы удалить их. Вы всегда можете вернуть их, если понадобится.
Добавить диаграмму в сводную таблицу в Google Sheets
Наряду с сопоставлением данных в сводной таблице для удобного отображения данных вы также можете использовать диаграммы в качестве графической демонстрации своих результатов. Вот как можно интегрировать диаграмму в сводную таблицу.
- Откройте Google Sheet с помощью сводной таблицы.
- Выберите все столбцы, которые вы хотите включить в диаграмму.
- Выберите Вставить и Диаграмма.
- Выберите тип диаграммы и отредактируйте цвета, условные обозначения и все, что вам нужно изменить.
Диаграмма появляется сразу же, и, как и таблица, будет динамически обновляться при изменении основных данных. Теперь у вас есть не только крутая сводная таблица, чтобы произвести впечатление на вашего босса, но и несколько симпатичных графиков! И теперь все ваши коллеги спросят вас, как вы это сделали и можете ли вы сделать это для них, так что, возможно, держите под рукой мухобойку.
Есть другие советы сводной таблицы, чтобы поделиться? Расскажите нам о них ниже, если вы делаете.
