Если вы используете Google Sheets для бизнеса или для организации, ключом является блокировка или иная защита активов. Случайное изменение или удаление, злонамеренные изменения, общие шалости или ошибки — все это может привести к потере вашей работы, и, хотя Google хранит ее резервную копию, это все еще пустая трата времени. Если вы хотите ограничить редактирование отдельных ячеек или защитить другие аспекты таблиц Google, это руководство для вас.
Google Sheets является эквивалентом Excel и предоставляет некоторые базовые, но все еще мощные инструменты работы с электронными таблицами в облаке. Я часто использую Google Sheets и Docs. Хотя смотреть не на что, они содержат все необходимые инструменты, необходимые для продуктивности. Они могут быть не такими глубокими, как Office, или способны выполнять столько же функций, но если вы не являетесь бухгалтером или менеджером проекта, вы все равно не будете использовать половину инструментов, которые входят в Office.
Есть несколько способов защитить вашу работу в Google Sheets. Я покажу вам некоторые из них.
Блокировка ячеек в Google Sheets
Чтобы ограничить редактирование определенных ячеек в Google Sheets, вы их блокируете. Таким образом, только вы или кто-то, кого вы добавили в утвержденный список, могут изменять эти ячейки. Все люди с разрешением просматривать и видеть их, но не изменять их. Это практичный способ контролировать, кто что делает с вашими документами.
Есть два основных способа сделать это. Вы можете выбрать ячейки и заблокировать их или выбрать весь лист и добавить исключения. Я покажу вам первый метод здесь и метод исключения через минуту.
- Откройте свой лист и выберите диапазон ячеек, которые вы хотите заблокировать.
- Выберите Данные и Защищенные листы и диапазоны. Панель меню появится справа.
- Дайте замку значимое имя и выберите Set Permissions.
- Выберите «Ограничить», кто может редактировать этот диапазон, и установите для него значение «Только вы», или добавьте других из пользовательского параметра.
- Выберите Готово после завершения.
Вы можете добавить других людей с их адресом Gmail или выбрать из списка в зависимости от того, как у вас настроены Google Sheets. После этого указанные вами ячейки будут заблокированы для всех, кроме тех, кому вы даете разрешение. Блокировка невидима до тех пор, пока кто-то не попытается изменить ее, но ее нет в списке.
Если вы не хотите полностью блокировать ячейки, вместо этого вы можете отобразить предупреждающее сообщение. Это позволяет вам предупредить редактора о том, что ячейки, которые он собирается редактировать, важны и требуют особой осторожности.
- Откройте свой лист и выберите диапазон ячеек, которые вы хотите заблокировать.
- Выберите Данные и Защищенные листы и диапазоны. Панель меню появится справа.
- Дайте замку имя и выберите Set Permissions.
- Выберите Показать предупреждение при редактировании этого диапазона.
- Выберите Готово.
С этим параметром любой, кто собирается отредактировать защищенную ячейку, увидит всплывающее предупреждение, сообщающее им: «На голову! Вы пытаетесь отредактировать часть этого листа, которую нельзя случайно заменить. В любом случае редактировать? »Также есть специальная кнопка« ОК », чтобы удостовериться, что редактор действительно хочет изменить ячейку. Это полезно, чтобы напомнить тем, кому вы доверяете, при редактировании своего листа, что эти конкретные ячейки требуют особого внимания.
Блокировка всего Google Sheet
Если блокировки ячеек недостаточно, вы можете заблокировать весь лист Google, чтобы он мог быть прочитан только для всех, кроме одобренных пользователей. Этот процесс аналогичен описанному выше, но делает весь лист неприкасаемым, а не отдельные ячейки. Если вы представляете или делитесь своим Листом и не хотите, чтобы он с ним связывался, это то, как вы его защищаете.
- Откройте лист, который вы хотите заблокировать.
- Выберите Данные и Защищенные листы и диапазоны. Панель меню появится справа.
- Выберите переключатель Sheet вместо Range.
- Выберите конкретный лист с помощью переключателя, если их несколько.
- Выберите «Установить разрешения» и добавьте пользователей, которые могут редактировать.
- Выберите Готово.
Вы можете использовать то же устройство, что и для блокировки ячеек, в отношении блокировки или предупреждения. Он использует ту же настройку, что и выше, поэтому я не буду утомлять вас, повторяя это.
Добавление исключений ячеек в заблокированный лист
Я упоминал выше, что существует второй способ блокировки ячеек, а именно блокировка всего листа, но добавление ячеек в качестве исключения. Если у вас есть большой лист и только одна или несколько ячеек для блокировки, это может быть самый простой способ сделать это. Вот как:
- Выполните описанную выше процедуру, чтобы заблокировать весь Google Sheet, но остановитесь перед Шагом 6.
- Выберите За исключением определенных ячеек под селектором листа.
- Добавьте ячейки, которые вы хотите оставить редактируемыми, в поле под ним. Продолжайте, пока все ячейки не будут включены.
- Выберите «Установить разрешения» и перейдите оттуда.
Вы можете добавить отдельные диапазоны, выбрав одну группу, а затем выбрав ссылку Добавить другой диапазон внизу. Вы можете повторить столько, сколько это практически возможно для полной защиты вашего листа.
